「Zoomでミーティングをスケジュールしたい
「でも設定項目がよく分からない」
「スケジュールした時刻に自動開始するの？」
・・・などとお悩みのあなた！
Zoomでミーティングをスケジュールするのは簡単です。ミーティング開始日時・時間はもちろん、IDとパスワードを固定するかどうかまで細かく設定できます。
ただし、スケジュールしてもその時刻に自動的にミーティングが開始するわけではありません。ホストが参加しないとミーティングは始まらないので、スケジュールを忘れてしまわないように通知設定しておくことをおすすめします。
というわけで今回は・・・
- Zoomでミーティングをスケジュールする方法
- スケジュールしたミーティングへの招待方法
- スケジュールを変更・削除する方法
- スケジュールの通知設定
の順で解説していきます。
Zoomでミーティングをスケジュールする方法
ミーティングをスケジュールするには、Zoomアプリを開いて、ホーム画面にある「スケジュール」をタップしてください。
すると以下のようにスケジュールの設定画面になります。
一番上の項目はミーティングの名前です。ミーティングを複数スケジュールする場合は、区別がつくような名前にしておきましょう。
続いて
- ミーティングの開始日時
- ミーティング時間
- タイムゾーン
- 繰り返し
- 個人ミーティングIDの使用
- ミーティングパスワード
- ミーティングオプション
の順で設定を行い、最後に右上の「完了」をタップすればスケジュールできます。
ミーティング開始日時について
ミーティング開始日時はあくまで目安です。開始時刻の前でもミーティングを始めることができますし、開始時刻になったからといって自動でミーティングに参加・開始するわけではありません。
ミーティングの時間制限
ミーティング時間も同様です。1時間に設定しても、30分で切り上げたり2時間以上ミーティングを継続することができます。ただし、基本プラン（無料アカウント）の場合は3人以上のミーティングには40分の時間制限があります。そのため、40分以上に設定すると以下のようなメッセージが表示されます。
でもこれはエラーメッセージではないので、「OK」をタップすれば40分以上のミーティングでもスケジュール可能です。
繰り返し（定期的なミーティング）
毎回同じミーティングID・パスワードを使い回したい場合は、繰り返しの設定をしましょう。
すると以下のような画面になります。毎日・毎週・隔週・毎月・毎年のいずれかを選択してください。
すると定期的なミーティングとして設定され、毎回IDとパスワードが固定されます。なので、一度参加者にIDとパスワードを伝えれば、あとは連絡の必要がなくなるんです。
ちなみに、「定期的なミーティング」は複数設定することができて、それぞれ異なる固定のID・パスワードを繰り返し使うことができます。
個人ミーティングIDについて
「個人ミーティングIDを使用」という項目は基本的にオフにしておくことをおすすめします。というのも、個人ミーティングIDを使ったミーティングはセキュリティ的に問題があるからです。詳しくは以下の記事をご参照ください。
パスワードなしでのスケジュールは不可
スケジュール画面の「ミーティングパスワードが必須」という項目はロックされていて変更できません。
以前のZoomは、パスワード無しでもミーティングを開催することができました。しかし今はセキュリティ上の理由からパスワードの設定が必須となっています。
スケジュールしたミーティングに招待する方法
スケジュールが完了すると、自動的に招待メールの編集画面になります。ミーティング参加に必要な情報は既に記載されているので、あとは宛先だけ入力して送信するだけです。
招待リンクを送りた場合は、メールの文中にある「Zoomミーティングに参加する」の後にあるURLをコピペして送ってください（上画像の赤枠線内）。
スケジュールを変更・削除する方法
スケジュールしたミーティングは、Zoomアプリ下部メニューの「ミーティング」タブをタップすれば確認できます。
右の「開始」ボタンをタップすればミーティングを始められます。
スケジュールの編集方法
ミーティングの内容を編集したい場合は、そのミーティングをタップしてください。すると以下のような画面になるので、右上の「編集」をタップしてください。
すると先程のスケジュール画面と同様の画面になります。編集が完了したら右上の「保存」をタップしてください。
スケジュールの削除方法
スケジュールを削除したい場合は、「削除」をタップしてください。
すると下に確認画面が出るので、「ミーティングの削除」をタップしてください。ミーティングは削除しても7日以内であればZoomウェブから復元できます。
ただし、すでにミーティングが始まっている場合はこの方法では削除できません。始まっているミーティングを削除したい場合は普通にミーティングを終了させてください。
ミーティング開始時刻の通知設定
「ミーティングをスケジュールしたけど日にちが結構先だから忘れてしまわないか心配」
という方もいると思うので、最後にスケジュールの通知設定について解説します。これはZoomアプリではできません。iPhoneの設定アプリから設定します。
画面を下までスクロールして、「Zoom」を探してタップしてください。多分かなり下の方にあります。
するとZoomの設定画面になります。「通知」をタップしてください。
一番上の「通知を許可」のスイッチをオンにして、ロック画面・通知センター・バナーの全てにチェックを入れておきましょう。
サウンドとバッジもオンにしておいた方が通知に気付きやすいです。
通知をオンにしておけば、開始日時になると以下のような通知メッセージが来ます。
通知では「ミーティングは～に開始しました」となっていますが、ホストがミーティングに参加しないとミーティングは始まりません。ホストは早めにミーティングルームに入っておきましょう。
Zoomのスケジュール機能は便利
今回の内容をまとめます。
- スケジュールの開始日時・ミーティング時間はあくまで目安
- 開始予定時刻にミーティングが自動開始することはない
- パスワードなしでのスケジュールはできない
- 「繰り返し」を設定するとIDとパスワードを固定して「定期的なミーティング」としてスケジュールできる
- スケジュールが完了すると招待メールの送信画面になる
- スケジュールはZoomアプリの「ミーティング」から確認・編集・削除できる
- iPhoneの設定からZoomの通知をオンにしておけば、スケジュール日時に通知が来る
Zoomのスケジュール機能は非常便利です。特に「定期的なミーティング」を複数開催する場合は欠かせない機能と言えます。会社の定期的な会議や大学のオンライン授業などは、「繰り返し」設定でIDとパスワードを固定した方が便利ですからね。ぜひご活用ください。
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